Guichet virtuel (intra-extranet)

Systématiquement, les sites Internet intègrent différents outils afin d’en mesurer la performance, de centraliser et d’archiver les messages, de traiter des demandes… Il s’agit principalement ici des outils Google Analytics, couplés à Google Tag Manager, du pixel Facebook, des formulaires de messagerie, des outils relatifs aux brochures. Et systématiquement, les bureaux d’information touristique enregistrent leur fréquentation, les demandes… Néanmoins, ces dispositifs on et off line sont la plupart du temps indépendants. Enfin ça, c’était avant… 

Comment disposer d’un outil de pilotage de sa fréquentation, on et off line ? 

Nous avons développé le guichet virtuel. Le guichet virtuel est une interface permettant de visualiser les informations « essentielles » agrégées à partir du site, et de qualifier les demandes faites dans les bureaux d’information touristique. L’interface étant Responsive, le guichet virtuel peut être utilisé « en itinérance », lors de l’accueil de visiteurs hors-site ou sur des salons par exemple. 

Le fonctionnement 

Chaque collaborateur de l’office dispose d’un compte qui lui est propre, ce afin de pouvoir historiser l’activité. Un compte n’est pas nécessairement rattaché à un Bureau, dans le cas où les collaborateurs sont amenés à travailler dans plusieurs bureaux. 

À partir de son tableau de bord, le collaborateur aura accès à plus ou de moins de fonctionnalités, dont le module prestataires ou Tourism Affinity par exemple. Le collaborateur aura également une vue sur l’utilisation statistique de l’outil, avec l’historisation de chaque nouvel enregistrement. 

Et bien évidemment, le collaborateur aura accès au formulaire de qualification des demandes. 

Le formulaire de qualification des demandes 

C’est le plat de résistance. Un petit bijou, évolutif, s’adaptant à votre mode de fonctionnement. Son interface est claire et intuitive, optimisée pour garantir le traitement rapide des demandes. Les champs et les groupes de champs sont administrables. 

Toute l’information saisie est enregistrée, en parallèle des informations agrégées à partir du site Internet de destination. Les données ainsi collectées sont filtrables, triables, exportables. 

Et comme il peut y avoir des outils tiers existants, le formulaire de qualification des demandes s’interface avec des solutions comme DoList, Tourinsoft, Avizi… 

Les autres fonctionnalités 

Le guichet virtuel donne également accès aux fonctionnalités suivantes : 

• Intégration d’un annuaire de tous les collaborateurs, avec messagerie intégrée, 
• Intégration d’un calendrier partagé, 
• Intégration d’une base documentaire, 
• Intégration d’une rubrique « actualités » dédiée, 
• Intégration d’un helpdesk : l’outil de reporting et de suivi des bugs rencontrés, 
• Intégration d’une boutique en ligne, basée sur WooCommerce, 
• Intégration d’une FAQ… 

À ces fonctionnalités peuvent s’ajouter : 

• Le module prestataires, pour offrir à vos socioprofessionnels des outils de marketing, 
• Tourism Affinity, pour vous adresser non pas à tous, mais à chacun de vos visiteurs.

Le guichet virtuel en images